Облік товарних запасів для ФОПів: хто зобов’язаний вести
Підприємці, які працюють у сфері торгівлі, громадського харчування чи надають послуги, часто мають справу з обов’язком вести облік товарних запасів. Це прямо передбачено законодавством.
Згідно з пунктом 12 статті 3 Закону України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (Закон № 265), усі суб’єкти господарювання, які проводять розрахунки готівкою або карткою при продажу товарів чи наданні послуг, зобов’язані вести облік товарів, що перебувають у продажу.
Це правило поширюється не лише на юридичних осіб, але й на фізичних осіб – підприємців (ФОПів), у тому числі платників єдиного податку. Порядок ведення такого обліку регламентується наказом Міністерства фінансів України № 496 від 03.09.2021 (Порядок № 496).
Вести облік товарних залишків мають усі ФОПи, які проводять розрахункові операції у сфері торгівлі або надання послуг. Це передбачено Законом № 265. Обов’язок виникає навіть тоді, коли розрахунок відбувається через банківську картку або інші електронні платіжні засоби.
Відповідно до того ж Закону № 265, не зобов’язані вести облік товарів ФОПи-єдинники, які не є платниками ПДВ. Проте це правило не діє, якщо підприємець продає такі категорії товарів:
- технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
- лікарські засоби та медичні вироби;
- ювелірні вироби та вироби з дорогоцінного каміння й металів.
Ці ФОПи обов’язково ведуть облік навіть без ПДВ.
Згідно з Порядком № 496, облік товарів потрібно вести постійно, записуючи всі надходження й вибуття товарів на основі первинних документів (накладні, акти передачі тощо). Облік може вестись як у паперовій, так і в електронній формі.
Форма для обліку затверджена як додаток до Порядку № 496 і містить:
- дані про ФОПа (ПІБ, податковий номер або серія/номер паспорта, адреса, місце зберігання або продажу);
- записи про кожну операцію (надходження або вибуття товару) із зазначенням дати, назви товару, кількості та документального підтвердження.
Отож, ФОП, який веде розрахункові операції, повинен вести облік товарів – інакше ризикує отримати штраф під час перевірки. Навіть ФОП-єдинник без ПДВ повинен вести облік, якщо продає категорії товарів, як-от техніку чи ліки. Щоб уникнути проблем – облік варто вести системно, а всі документи тримати в порядку.
Сектор інформаційної взаємодії
Головного управління ДПС у Тернопільській області
